わかりにくいメールが届いたとき、理解するのに困ってしまうことはありませんか？
疑問があれば遠慮せず、相手の真意を確認してから仕事にとりかかることが重要です。
とはいえ「上司の指示は必ずはメモをとる」社会人１年目に覚えることです。
同じ質問を繰り返すことはビジネスではマナー違反です。過去のメール、案内資料などを読み返すなどしっかり、調べてから質問しましょう。
ここでは、相手へ確認するときのフレーズ８選を紹介します。
①確認させていただきたいのですが〜
- 私の勝手な判断で誤解があるとご迷惑がかかりますので、確認させていただきたいのですが・・・。
- 私の理解が正しいかどうか、念のために確認させてください。
わかりにくいメールが届き「意味不明なところがありまして」と聞くのはNGです。とはいえ相手に「あなたのメールがわかりにくい」と伝えるのも失礼です。
礼儀長
遠慮はせずとも、相手への配慮が大切です。相手を責めることなく、自分の理解度を尋ねる姿勢で確認しましょう。
②～でしょうか
- 明日は東京駅集合でしょうか。
- ご請求は一式でよろしいでしょうか。
礼儀長
おおよその答えの見当はついているものの、念のため確認したいときに使えるフレーズです。
③〜ということですよね
- 来週末までに出荷できれば問題ないということですね。
- 合同研修には私は事務局として参加するということですね。
礼儀長
もう少し理解を深めたいとき、再確認したいとき、相手のメールに曖昧な表現があり内容の再確認に使うフレーズです。
④〜という認識でよろしいでしょうか
- 失礼ですが、御社からは部長様を含めて３名のご来場という認識でよろしいでしょうか。
- 先月までに発注した分は価格改定に反映されないという認識でよろしいでしょうか。
礼儀長
相手に対して指摘するのではなく、自分の理解が、間違っていないかを尋ねる表現で、内容を再確認する際の丁寧なフレーズです。
⑤～という理解でよろしいでしょうか
- 「今週まで」ということは、「金曜日の１８時まで」という理解でよろしいでしょうか。
- 歓迎会には、社長にもご臨席いただけるという理解でよろしいでしょうか。
礼儀長
こちらも④「認識の確認」同様に、相手に対して指摘するのではなく、自分の理解が、間違っていないかを尋ねる表現で、内容を再確認する際の丁寧なフレーズです。
⑥～で間違いないでしょうか
- 明日の商談場所は本社ではなく、第一工場で間違いないでしょうか。
- 昼食のご用意は３０食で間違いないでしょうか。
- 〜と理解しておりますが、間違いはございませんでしょうか。
礼儀長
間違いが許されない重要事項の確認に使うフレーズです。何度も質問するのはNGです。一度で確認できるよう、質問事項はまとめておきます。
⑦～で問題ないでしょうか
- 高速道路を使いますが、問題ないでしょうか。
- 次回の講演会ではプロジェクターを使わせていただきたいのですが、問題ないでしょうか。
礼儀長
「このように考えてますが、どうでしょうか」と自分の考え、要望を伝え、相手の許可を求めるとき、伺いを立てる姿勢で「〜で問題ないでしょうか」とすることで、丁寧に確認できます。
⑧ご不明点はございませんでしょうか
- 先日の打ち合わせでご説明した仕様の内容について、ご不明な点はございませんでしょうか。
- 先週お送りしました提案書の概略について説明させていただきましたが、ご不明な点はございませんでしょうか。しろくま礼儀長まで遠慮なくお問い合わせください。
礼儀長
ひととおりの説明を終えた後に、説明に対して質問しやすくなるよう、相手に不明点・疑問点を尋ねるときに使うフレーズです。
⑨私の理解不足により伺いたいことが○点ございます
- 申し訳ありませんが、私の理解不足により伺いたいことが３点ございます。
礼儀長
質問箇所が複数ある場合に使えるフレーズです。クッション言葉「申し訳ございませんが」「ご多忙の中恐れ入りますが」「二度手間となって恐縮ですが」を添えるとより丁寧な印象を与えることができます。
まとめ
- 文章をしっかりと読む／メモとる
- 過去のメール、案内文章などを読み返す
- 丁寧に質問する
取引先や目上の人のお話や指示は、一度で理解したいものですが、わかったフリをして仕事を進めるのはトラブルのもとです。不明点があれば、躊躇せず、認識を合わせた上で仕事に取り掛かりましょう。
礼儀長
最後までブログ見て頂きありがとうございます。「人は変えられません。でも自分は変われます。」 礼儀であなたの品格を磨きましょう！
