言葉の響きがやわらかく丁寧になり、相手への気づかいを示すことができるのが、クッション言葉です。
唐突にいきなり相談や質問に入るよりも、クッション言葉をはさんで本題に入ったほうが丁寧な印象を与えます。
ここではメールで使えるクッション言葉１８選を紹介します。
①伺いたいことがあるのですが、
込み入った複雑な事情ではなく、少し聞きたいことがあるときに使えるフレーズです。
- 伺いたいことがあるのですが、会議後に１０分ほどお時間をいただけますか。
②ご迷惑でなければ、
相手にとって少し面倒なことを頼むときに使うクッション言葉です。先に断りを入れることで相手に対する配慮が伝わります。
- ご迷惑でなければ、提案に関する相談に乗っていただけないでしょうか。
③お時間をいただき恐縮ですが、
相手の時間を割いて依頼や要望をするわけですから、相手への配慮と感謝の気持ちを示すことが大切です。
- しろくま礼儀長様にはお時間をいただき恐縮ですが、工場見学後に別館のショールームをご案内します。
④恐れ入りますが
目上の人や取引先、お客様に対して依頼したいときに、話し言葉でも使えるクッション言葉です。
- 恐れ入りますが、折返しお電話をいただけませんでしょうか。
- まことに恐れ入りますが、明後日の会議は中止していただけませんでしょうか。
⑤恐縮ですが
「恐れ入りますが」同様に文頭に付けることでソフトな印象になります。また状況によって「大変恐縮ですが」「ご多忙中恐縮ではございますが」など使い分けることができます。
- 恐縮ですが、今週中にご回答をいただけませんか。
- まことに恐縮ですが、ご担当者様のご連絡先を教えていただけませんか。
⑥お手数ですが
相手に手間をかけさせるときに使います。文末も丁寧な言葉を心がけましょう。
- お手数ですが、詳細を教えていただけますか。
- 大変お手数ですが、署名と捺印をお願いいたします。
- お手数おかけしますが、アンケートへのご協力をお願いいたします。
⑦ご面倒かとは思いますが／ご面倒ですが／ご迷惑でなければ
相手に面倒をかけることに対してお詫びをすると同時に、依頼やお願いをする際のクッション言葉です。
- ご面倒かとは思いますが、申込書に記載の該当項目を全てご記入のうえ、ご郵送いただきますようお願い申し上げます。
- 大変ご面倒かとは思いますが、代表者のみならず、入場者全員の署名をお願いいたします。
- ご面倒ですが、新人も参加させてください。
- ご迷惑でなければ、私も同行させてください。
⑧勝手なお願いではございますが
こちらの都合で何かを頼む場合に使うフレーズです。
- 勝手なお願いではございますが、スケジュールの都合上、１５時までにはご退席をお願いいたします。
- 大変勝手なお願いではございますが、来月の総会にはぜひ部長様もお越し願えないでしょうか。
⑨ご多忙のところ申し訳ございませんが
相手が忙しいとき、忙しいと推察できるとき、忙しさをねぎらい、予定を配慮しつつこちらの依頼や要望を伝える際に使えるフレーズです。
- ご多忙なところ申し訳ございませんが、今週末までに掲載をお願いできないでしょうか。
- ご多忙のところ大変申し訳ございませんが、来週中にご回答をいただけませんでしょうか。
⑩差し支えなければ／つかぬ事を伺いますが
相手の事情を配慮しつつも、事実確認をし問題点をクリアにするために、知りたいことを一歩踏み込んで質問するときに使えるフレーズです。
- 差し支えなければ、議事録を共有させて頂けますか。
- 差し支えなければ、稟議書が否認された理由を教えていただけませんか。
- つかぬ事を伺いますが、どこかでお会いしたことはありませんか。
⑪可能であれば
万一「不可能」となっても相手に負担を感じさせず、相手の都合に配慮して頼むときに重宝するフレーズです。
- 可能であれば、こちらの追加修正もお願いします。
⑫よろしければ
相手の意思を尊重し、相手に判断を委ねる便利なフレーズです。
- よろしければ、私が対応させていただきます。
⑬ご足労をおかけしますが
「ご足労」は相手に足を運んでもらうことを指し、時間と労力、コストをかけて移動してくれるわけですから、相手に配慮する気持ちが大切です。
- しろくま礼儀長様にはご足労をおかけしますが、ご容赦いただきますようお願い申し上げます。
⑭事情をお汲み取りいただき、何卒〜
こちら側の原因などで相手側に迷惑をかけたとき理解を求めるときに使うフレーズです。
- この度の生産中止に関しましては、ここまでご説明した経緯でございます。佐藤様には事情をお汲み取りいただき、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
⑮申し上げにくいことですが
相手側に非がなくとも、それを理解したうえでどうしてもお願いする必要があるときに使うフレーズです。
- 申し上げにくいことですが、営業担当の変更をご検討いただけませんか。
⑯厚かましいお願いではございますが
本来なら遠慮すべきところをあえてお願いするときに使うフレーズです。
- 大変厚かましいお願いではございますが、資料を人数分ご用意いただけないでしょうか。
- 厚かましいお願いとは存じますが、佐藤様からご解説のほどよろしくお願いいたします。
⑰折り入ってお願いがあるのですが
本来の依頼はメールで行わず、依頼をするための場を設けてもらうときなど、改まった特別な依頼をするときに使うフレーズです。
- 折り入ってお願いがあるのですが、部長と直接面談をお願いできませんでしょうか。
- 折り入ってお願いがございます。明日、どこかでお時間をいただけませんか。
⑱参考までに
クッション言葉の他には、短くて効果的な前置き言葉があります。相手が快諾してくれる確率が高まる可能性があります。合わせて覚えておきたいフレーズです。
- どうぞ／どうか／ぜひとも／くれぐれも／なにとぞ
