「お気持ちだけ頂戴します」依頼・提案を断るときのメールフレーズ13選

提案や依頼ごとを断るときは言葉選びにも気を使いますよね。

提案や依頼などを断る際には、断る理由を明確に伝えることで、相手も納得しやすくなります。また問題点などがあれば次の機会で改善しやすくなるので、相手側にとって有益な情報になります。

申し訳ない気持ちを表現、クッション言葉を活用するなど、謙虚さや相手への気遣いを忘れず、今後につながる関係性の構築が必要です。

ここではメールで使えるお断りのフレーズ１３選を紹介します。状況に合わせてアレンジして使えるので、ぜひ覚えておきましょう。

①お断りいたします

きっぱりと断るときのフレーズです。「お断りいたします」という表現はきつい印象を与えますので、正当な理由により、断固として断る姿勢を示すときに限り使うとよいでしょう。

 

②遠慮させていただきます

「遠慮」という言葉には「人に対しての言葉や言動を慎む」という意味があり、自分がへりくだっているイメージを与えることができます。

 

③辞退させていただきます

「遠慮」と同様に「自ら身を引く」ことを丁寧に伝えるフレーズです。

• 諸事情により、今回は辞退させていただきます。

 

④お引き受けいたしかねます

「引き受けられません」は露骨に否定的な印象がありますが、「〜いたしかねる」という遠回しに、婉曲表現を用いることで、断りをソフトな印象を与える効果があります。

 

⑤お受けいたしかねる状況です

お客様から打診を受けたものの、何らかの理由があって断りを入れざるを得ない状況に適したフレーズです。

 

⑥お気持ちだけ頂戴します

結果として断りを入れざるを得ない状況にあるものの、日頃の付き合いに対する感謝の気持ちとお詫びの言葉を織り交ぜ、断りを入れるときに使えるフレーズです。

• お客様にはいつも弊社をお引き立ていただき、心より感謝しております。今回は残念ではありますが、お気持ちだけ頂戴します。

 

⑦承るのは厳しいとの結論に達しました

「社内にて検討に検討を重ねた結果、断ることにした」というニュアンスを伝え、断りを入れるときに適したフレーズです。

• プロジェクトご提案の件ですが、担当のコンサルが同時期に複数案件を抱えており、承るのは厳しいとの結論に達しました。

 

⑧見送らせていただきます

人や製品の採用を検討した結果、断りを決めたときに使います。また参加や参入を促された事項に対して、断るときにも使えるフレーズです。

 

⑨見合わせることとなりました

何かの予定を進めていたり、検討していたものの、事情により取りやめるときに使うフレーズで、「見合わせる」という意味には「先送りする」という意味合いもあります。

 

⑩ご要望には沿いかねます

相手からの要望や要求に対して断りをいれるときに使います。

否定的に「ご要望には沿えません」と書くと、失礼な印象を与えかねません。

「沿いかねます」「対応しかねます」「賛同しかねます」などのフレーズに言い換えることもできますので、合わせて覚えましょう。

• 発注書を頂きましたが、当社の製品仕様上ご要望には沿いかねます。

 

⑪お応えすることができません

相手からの要望、申込み、打診などの対応ができないときに、応えたいものの、事情があって応えられないときにやんわりと断るフレーズです。

• せっかくのお話ですが、お応えすることができません。

 

⑫〜が難しい状況です

「したくてもできない」状況だと訴える表現です。代替案の提案や誠意をもっ回答が必要です。

• 皆様からのご注文にメーカー側の生産が間に合っておらいず、再入荷が難しい状況です。

 

⑬対応いたしかねます

「対応できません」を遠回しに伝え、謙譲語の「いたす」を用いた丁寧な表現です。

• 弊社製品の保守・点検までは対応可能ですが、他社製品の対応はいたしかねます。