ビジネスでは言いたくない事であっても、伝えなければならない事があります。ときには取引先に対して注意しなければならない事もあります。
礼儀長
相手が約束を破った場合など、抗議して相手を責めるだけでは仕事は進みません。また感情的になりすぎず、いきなり強い言葉で責めると相手を追い込んでしまうことになるでしょう。
最初は「困惑しております」や「当惑しております」
現状の理解と問題の打開策を探っていくことが大切です。
ここでは、困惑しているのを伝え、改善を要求するときのメールフレーズ６選をご紹介します。
①困惑しております
「困惑」とは、「困って、どうしたらいいかわからない、とまどうこと」
- ご連格頂けず、困惑しております。
- 出荷後のキャンセルに大変困惑しております。
- 大幅な仕様変更に困惑するばかりです。
礼儀長
クレームを伝える際でも、
②当惑しております
「困惑しております」
- ご連絡がなく、当惑しております。
- 約束の納期を守っていただけない状況に当惑しております。
礼儀長
現状を改めて確認するため「どのようになっていますか」「教えてください」「どうすれば改善されますか」など、続けて相談を持ちかけると良いでしょう。
③はなはだ迷惑をこうむっております
やんわりした抗議では事態が好転しなかったときなどに「とても迷惑で困っています」という気持ちを表すフレーズです。
- 未だに回答いただけない状況に、
はなはだ迷惑をこうむっております。
④大変遺憾です
「遺憾」とは、「思いどおりにいかずに残念なこと、残り惜しく思うこと」です。
- 再三お願いしたにもかかわらず納品頂けず、大変遺憾です。
- こちらの要望がないがしろにされているようで、まことに遺憾です。
礼儀長
「残念で、不満に思う」気持ちを表すときに使うフレーズです。
⑤業務に支障をきたしております
こちらが大きな迷惑をこうむり、文字どおり、
- まだ発送通知がなく、業務に支障をきたしております。
⑥信用にも関わる事態となっております
対外的に信用を失うような重大な問題など、対応や改善が必要であることを強く訴えるときに使うフレーズです。
- 支払の重複が続いていたということになり、当社の信用にも関わる事態となっております。
礼儀長
最後までブログ見て頂きありがとうございます。「人は変えられません。でも自分は変われます。」 礼儀であなたの品格を磨きましょう！
