「宛先、CC、BCCの使い分け」覚えておきたいビジネスメールの基本ルール

ビジネスメールでは、友達などに送るプライベートメールとは異なるルールやマナーがあります。

まずは基本のルールを確認しましょう。

メールの宛先、CC、BCCの使い分け

メールの送り先を入力する箇所には「宛先」「CC」「BCC」の３つがあります。それぞれ役割が違いますので、正しくルールを理解して使い分けるようにしましょう。

「宛先」はメインの送信先で、当事者本人です。郵便物でいうところの宛名で、メールを読んで行動してもらいたい人です。

自分が「TO」の宛先としてメールが送られてきた場合は、そのメールは自分宛てとなりますので行動（返信・電話・会話など）する義務が生じます。

「CC」はカーボンコピー（Carbon Copy）の略で、「TO」に入れた人宛てのメールをコピーして送るという意味で、当事者以外で仕事の現状を上司や関係者に把握してほしいメールの情報を共有すべき人です。

受信者の画面には、CCの送信先が全て表示されます。「TO」同様に、メールが届いた人全員に「CC」としてメールアドレスが見える状態になります。

「CC」で受信した人は、宛先の受信者がすぐに対応できない場合などに代わりに返信をすることがありますが、基本的に返信義務がありません。

「BCC」はブラインドカーボンコピー（Blind Carbon Copy）の略で、送ったことを他の人に知られたくない場合はここに入力します。

「BCC」の送信先は画面に表示されないため、「BCC」で受信した人のメールアドレスは他の人からは見えません。ですので他の人に知られずに同じメールを共有することができます。受信者（宛先・CC）に名前を伏せてメールを共有しておきたい場合に用います。

送信したことを隠して、こっそり共有したいときにも使えますが、「BCC」の人が「TO」や「CC」の人に宛てて返信してしまう、「BCC」に入れるつもりが「CC」に入れてしまって情報漏洩する、トラブルに発展することもあり、コミュニケーションが複雑になりやすいので、注意しましょう。

なお、「CC」同様「BCC」で受信した人は、基本的に返信義務がありません。

メールの件名は見てすぐに内容がわかるタイトルにする

タイトルがわかりにくいと読む前から印象がわるくなります。メールの量が多ければ、タイトルだけでみて、開封しないこともあり得ます。

メールを受け取った後しばらくしてから該当のメールを探すことがあります。送信者やメールのタイトル・内容で検索をかけることがありますので、タイトルがわかりやすければ、ほしいメールを探し当てるのにも数秒で見つけられます。

タイトルだけ見れば内容が伝わるように、読み手の立場を考えて「読む」より「見る」を意識し、工夫しましょう。

社内メールでは効率性を重視して、単刀直入な表現で書きます。

具体的には「○／○職場会議出欠確認」など、まず案件を絞ります。次に相手に期待する行動や目的を【】で書くとタイトルだけ見れば内容がわかりやすくなります。

対して、社外メールのタイトルでは略語を極力控え、敬語を用いて柔らかい印象を与える言葉を使います。また必要に応じて取引先の社名や氏名に敬称を付けましょう。

 

メールの基本構成　社内メール

宛先	○○様（さん・役職）
挨拶と用件	ひとこと挨拶「お疲れさまです」に続き、自分のアクションや相手にしてほしいことを簡潔に
詳細	用件の詳細を目的に応じた方法で記述する 箇条書き PREP法（最初に結論を述べ、最後にまとめとしてもう一度結論を述べる文書作成術） 対比法 ６W２H 時系列 上記１〜４のいずれかで書く
末文（挨拶）	ひと言締めの挨拶 「以上、よろしくお願いします。」
追記	必要があれば「なお、・・」追記する
署名（社内用）	部署、氏名、内線番号などを記載する

 

メールの基本構成　社外メール

宛先	○○社 ○○様
挨拶と 自己紹介	ひとこと挨拶「いつもお世話になっております」 ○○社の○○でございます。
挨拶と用件	自分のアクションや相手にしてほしいことを簡潔に
詳細	用件の詳細を目的に応じた方法で記述する 箇条書き PREP法（最初に結論を述べ、最後にまとめとしてもう一度結論を述べる文書作成術） 対比法 ６W２H 時系列
末文（挨拶）	社内向けよりも丁寧なクロージング
追記	必要があれば「なお、・・」追記する
署名（社内用）	電話番号、住所、URLなどの情報を記載する

 

メール文章作成の７つのポイント

メール画面が文字で埋もれいていると、とても読みづらいです。単語の途中で改行が入ると、次の行を探しにくくなります。

ですので１行は２０〜３０文字を目安として、意識的に改行しましょう。

さらに段落ごとに空行をはさむと、読みやすく、内容も伝わりやすくなります。１段落の目安は５行までです。できるだけコンパクトに無駄が省かれた読みやすい文章にまとめるよう普段から意識しましょう。

 

 

メール添付ファイルの３つの送信手段

ファイルサイズの合計が３MBを超える場合は、システム上の制限があり「送信できない」または「受け取れない」企業がありますので注意しましょう。

1. ファイルが多い場合は、１つのフォルダーにまとめて圧縮するとスマートでしょう。
2. 大容量のファイルを添付するのは避け、大きな容量のファイルを送るときには、ファイル転送サービスを利用しましょう。
3. また数通のメールに分割して送る方法や、ファイルを圧縮して送る方法があります。

添付ファイルを送るときのメールフレーズ例

添付ファイルがあるときは添付忘れを防ぐため、本文を書く前に添付ファイルを付けるなどの工夫をしましょう。

 

メールはビジネスアワーの送信が鉄則

交代勤務の仕事を除き、メールは深夜ではなく、就業時間、営業時間のビジネスアワーに送信します。遅くとも２２時台までにしましょう。

深夜にメールを送る人は時間に対するコスト意識がなく、自己都合で「非常識な人」という印象を与えます。

ビズネスメールではひらがな７割、漢字３割が理想

ビジネスメールでは、漢字の多用には注意しましょう。知っている漢字は使いたくなるものですが、ビジネスメールでは読みやすさに重点を置きます。

ビジネスメールにおける文章の理想的なバランスは漢字が３０％、ひらがなとカタカナで残りの７０％が一番読みやすいとされています。

「本日は有難う御座います」など文章に漢字が多いと「堅苦しい、真面目な印象」を与え、読めない漢字を辞書で調べたり、読むのを諦めてとばしたりと、読みづらい文章は理解するのに時間もかかります。

反対に、「ほんじつはありがとうございます」などひらがなが多すぎる文章はどこで区切って良いかもわかりづらく、読みづらいですね。子ども向けの本を大人になって読んだ人ならわかると思います。

ひらがなは「やわらかい」「柔和」なイメージに寄ります。述語や接続表現も、ひらがなで書くようにします。

漢字３０％を目安に漢字とひらがなの割合を調整し、メールの印象を操作するとよいでしょう。

単語登録で割合調整

メール文章の作成時間を短縮するため、私はよく使うワードやフレーズは単語登録していますが、漢字多めに設定していたフレーズも少なくありませんでした。

中でも利用頻度がもっとも高く（私の会社では社内メールのクロージングでほぼ１００％利用）、漢字多めに設定してしまっていたフレーズが「宜しく御願い致します」でした。

これは「柔和」な印象を意識し、文章全体のバランスを考え、ひらがな多めに「よろしくお願いいたします」と設定し直しました。

また社外メールではしっかりとした印象を与えるため、若干漢字の割合を調整し「宜しくお願いいたします」としました。

皆さんも一度社内で飛び交っているメールをひらがなと漢字のバランスを意識してみてください。特に上司のメールは意外とひらがなが多いことに気付くはずです。

メール基本ルールのまとめ

1. 宛先を使い分ける
2. 件名はみてすぐに内容がわかるようにする
3. メール本文の基本構成はいつも同じ
4. メール文章の作成ポイントに気をつける
5. 添付ファイルの容量に注意する
6. ビジネスアワーでの送信が鉄則
7. メールは漢字を使いすぎない

メールは普段からよく使うコミュニケーションツールなので、日々意識することで、すぐにスキルアップする事ができます。正しい敬語と合わせて使えると良いですね。